home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 5 / Gold Medal Software - Volume 5 (Gold Medal) (1995).iso / database / cm172sw.arj / CM.DOC next >
Text File  |  1993-08-13  |  17KB  |  414 lines
  1.                   Contact Manager Version 1.72 Documentation        
  2.                 Copyright (C) 1993, DataTek Computer Services.
  3.                               All Rights Reserved.
  4.                                
  5.                                SHAREWARE VERSION                                       
  6.  
  7. Welcome to Contact Manager Version 1.72!  This program was designed to be
  8. a simple and easy to learn and operate database program. We think we've
  9. accomplished that objective. We believe you will also find this program to be
  10. very useful and powerful. 
  11.  
  12. PLEASE READ THE INFORMATION IN THE REGISTER.DOC FILE. USE OF THIS
  13. SOFTWARE, WITHOUT REGISTERING, BEYOND THE EVALUATION PERIOD IS ILLEGAL.
  14.  
  15. Installation:
  16.  
  17. Contact Manager comes with it's own installation program. To install CM to
  18. your hard drive type:
  19.  
  20.         A: (or B: depending on which floppy drive you are installing from)
  21.  
  22.         Press Enter
  23.  
  24. At the A> or B> prompt type:        
  25.  
  26.         INSTALL [drive]         where drive is the hard drive that you want
  27.                                 to install Contact Manager onto.
  28.  
  29. That's it!
  30.  
  31.  
  32. See the section on error codes below for solutions to installation errors,
  33. if any.
  34.  
  35. Getting Started:
  36.  
  37. Contact Manager creates one database which you can sub-divide into groups
  38. for organizational purposes. The program is mouse aware so you may use the
  39. keyboard function keys or use the mouse to click on the menu to activate
  40. the desired task.
  41.  
  42. Mouse Editting:
  43.  
  44. When editting the data fields you may press F4 or simply click on the field
  45. you want to edit. When you are done click anywhere off the highlighted field
  46. and your data will be saved. You may also use the mouse to move around inside
  47. the edit field. 
  48.  
  49. When you click on a field, the field and any data in it change colors and the
  50. cussor is placed at the beginning of the field. If you need to edit something
  51. at the end of the field, just place your mouse cursor where you want to start
  52. the edit and click once.
  53.  
  54.  
  55. Overview:
  56.  
  57. Contact Manager is a complete electronic tracking system to keep up with
  58. customer/clients. CM is mouse aware but NOT mouse dependent and uses
  59. intuitive screen design to make data entry and editting fast, easy,
  60. efficient and productive. All data for each client is contained on a
  61. single screen.
  62.  
  63. Command Function Keys:
  64.  
  65. You may access the function commands in three different ways.
  66.  
  67. 1) Press the F10 key or click on the F10 Menu block to view the pop-up menu.
  68. Then using the arrow keys to move to the option you want and press 'ENTER'.
  69.  
  70. 2) Press the F10 key or click on the F10 Menu block to view the pop-up menu.
  71. Then double-click on the option you want.
  72.  
  73. 3) After a while you'll memorize the options, just press the function key
  74. or function key combination for the option you want.
  75.  
  76.  
  77. F1 - Next Record - CM automatically starts you out at record #1. F1 allows
  78. you to page up through the records one at a time. You may also click on
  79. the '>' symbol at the bottom of the screen.
  80.  
  81. F2 - Previous Record - Used to page down through the records one at a time.
  82. You may also click on the '<' symbol at the bottom of the screen.
  83.  
  84. F3 - Add Record - Use this key to add a new record to the file. (See Adding
  85. New Data below.)
  86.  
  87. F4 - Update Record - Use this key to change existing data. You may also
  88. change data by clicking on the field you wish to change. When done, click
  89. anywhere on the screen to stop editting that the field.
  90.  
  91. F5 - Tag/Untag - Used to tag and untagged record or untag a tagged record.
  92. Tag is used for some printing operations, Add Group Comments, & Mail Merge.
  93. You may also click on the 'TAG' box at the top of the screen to change the
  94. tag status.
  95.  
  96. F6 - Mass Tag/Untag - Use this option to tag all the records in the file
  97. or all the records in a group if Match Group was used prior to using this
  98. option.
  99.  
  100. F7 - Match Group - CM can seperate records in groups assigned by you. To
  101. restrict viewing to only the records in a specific group, use this option.
  102. A list of valid groups will be displayed and you may either use the arrow
  103. keys or the mouse to select which group you wish to view. You may also
  104. select a group by clicking on the 'MATCH GROUP' box in the lower right
  105. section of the screen. The Match Group box is 2 columns by 10 lines. If you
  106. have more than 20 groups you may view the additional groups by using the
  107. arrow keys. The data in the box will scroll to accomodate your viewing.
  108.  
  109. *NOTE: The default group is 'ALL' this displays all entries for all groups.
  110.        To return to the default group from a specific group, select 'ALL' in
  111.        the match groups box.
  112.  
  113. F8 - Search Forward - Use this key to search for a keyword. Search starts at
  114. record number 1 and ascends through the file sequentially. When a match is
  115. found, CM asks if you if you want to 'Use This One?', Press Y or N or click
  116. on the Y or N. CM looks for the keyword in the Company Name, City, and
  117. Contact Name fields only. As you are searching a 'gas gauge' will appear
  118. below the Match Group Field displaying CM's progress through the file.
  119.  
  120. F9 - Print Options - Displays the Print Options Available (see below)
  121.  
  122. Ctrl-F10 - Quit - Ends the program.
  123.  
  124. Alt-F1 - Re-Index - CM has a built in function to compress the files and
  125. discard any deleted records. Use this function from time to time to clean
  126. up the data files. Also removes incorrect group names that were originally 
  127. misspelled and have been corrected.
  128.  
  129. Alt-F2 - DOS Mail Merge - This option creates a Mail Merge file of all
  130. TAGGED records for use with various word processors. The format for the
  131. merge file is:
  132.  
  133. *                   Record Start
  134. Company Name
  135. Address #1
  136. Address #2
  137. City, State   Zip-Zip+4
  138. **                  Record End
  139.  
  140. The merge file will be created the the CM directory and is named MAILMRG.DAT.
  141.  
  142. Alt-F3 - Add Group Cmnt - This option allows you to add a single line comment
  143. to all TAGGED records.
  144.  
  145. Alt-F4 - Backup Data - Copies all data files to the SAVE sub-directory
  146. created by INSTALL.
  147.  
  148. Alt-F5 - Restore Data - Copies all data files previously saved from the
  149. SAVE sub-directory to the CM directory. WARNING: Restore will ask you if you
  150. are sure you want to continue. If you choose Y you existing data WILL BE
  151. OVERWRITTEN with the data previously saved.
  152.  
  153. Alt-F6 - List Groups - Used to view a list of the existing groups, click
  154. anywhere on the screen or press 'ENTER' to see additional groups or close the
  155. box.
  156.  
  157. Alt-F7 - Search Backward - Same as Search Forward except that this option
  158. starts at the last record in the file and descends through the file to
  159. record number 1. When a match is found, CM asks if you if you want to 'Use
  160. This One?', Press Y or N or click on the Y or N. CM looks for the keyword in
  161. the Company Name, City, and Contact Name fields only. As you are searching a
  162. 'gas gauge' will appear below the Match Group Field displaying CM's progress
  163. through the file.
  164.  
  165. Alt-F8 - Search Topic - Searches the topic fields for a match to the keyword
  166. you enter.When a match is found, CM asks if you if you want to 'Use This
  167. One?', Press Y or N or click on the Y or N. As you are searching a
  168. 'gas gauge' will appear below the Match Group Field displaying CM's progress
  169. through the file.
  170.  
  171. Alt-F9 - Delete Record - Use this option to delete a record. 
  172.  
  173. Alt-F10 - Launches the Appointment Scheduler. (Included as a free utility
  174. when you register CM.)
  175.  
  176. Adding New Data:
  177.  
  178. After pressing F3 or clicking on the Add Record option the group prompt should
  179. now be highlighted. Enter the word 'VENDORS' and press Enter. You have now
  180. created a group for your company's vendors.
  181.  
  182. Company Name: Type 'DATATEK COMPUTER SERVICES' and press Enter.
  183.  
  184. Address: Type '547 Wunder Street' and Press Enter
  185.  
  186. Address Line #2: If the address requires a second line, enter the data here.
  187.  
  188. City: Type 'READING' and press Enter.
  189.  
  190. State: Type 'PA'.
  191.  
  192. Zip:Type '196022005'. Notice that Contact Manager automatically splits the
  193. Zip Code and formats it properly.
  194.  
  195. You are now ready to add a contact(s) name and number(s). You are allowed up
  196. to 3 contact names and phone numbers plus a FAX number. A separate block for
  197. Extension number is also provided.
  198.  
  199. Contact: Type 'KIRK WENTZEL' and press Enter.
  200.  
  201. Title: Type 'PRESIDENT' and press Enter.
  202.  
  203. Phone: Type '2153742097' and press Enter. You will see that Contact Manager
  204. automatically formats the phone numbers.
  205.  
  206. Press Enter until you reach the FAX number. Type '2153742097'.
  207.  
  208. You may now enter a follow-up date if you wish to do so. This date can be
  209. useful for printing out follow-up reports which will be explained later.
  210. Use the format MMDDYY.
  211.  
  212. Topics: You may enter a list of topics to discuss in this section. Type 
  213. 'CUSTOM PROGRAMMING' and press Enter. Type 'VIRUS PROTECTION' and press
  214. Enter. When entering topics, the program will skip to the next line if your
  215. topic requires more than one line, however it will not word wrap!
  216.  
  217. CONGRATULATIONS, you have just entered your first record!  Practice entering
  218. records under different groups, such as ACCOUNTS, LEADS, SUPPLIERS,
  219. DISTRIBUTORS or anything else you like.
  220.  
  221. Updating (editting) a record works the same as add. If you press F4 you can
  222. cycle through the field one at a time or you may click on the field(s) you
  223. wish to edit.
  224.  
  225.  
  226. Comments:
  227.  
  228. The comments block in CM in 49 characters by 25 lines for a total of 1,225
  229. characters. This block can be accessed in any 1 of 3 ways.
  230.  
  231. 1) When adding a record, after entering any topics.
  232.  
  233. 2) When updating a record, after editting any topic data.
  234.  
  235. 3) Click anywhere on the comments block.
  236.  
  237. The first nine lines of comments are displayed on the screen. By using the
  238. up and down arrow keys you can scroll through the 25 lines of comments. You
  239. may enter/edit data on whichever line is highlighted as you scroll through
  240. the fields. To exit the comments section press the 'ESC' key or click on the
  241. 'ESC' block at the bottom of the screen. To clear the entire comment field
  242. use the Ctrl-Enter key combination.
  243.  
  244.  
  245. Print Options:
  246.  
  247. Contact Manager is programmed to work with Epson and compatible printers
  248. only! The new Epson printers with ESC/P2 sequences have not yet been tested.
  249.  
  250. Press the F9 key or click on Print Options to view the printing options menu.
  251.  
  252. To print a label, press the F1 key or click on Print Label. A pop-up box will
  253. appear. 
  254.  
  255. First you need to let Contact Manager which printer to use, (1 or 2), please
  256. press either 1 or 2 to select LPT1 or LPT2.
  257.  
  258. Next, Contact Manager wants to now how many copies of this label you want
  259. to print. Enter any number from 1 through 99.
  260.  
  261. Last, please select which Contact's name you wish to be printed on the label.
  262. You may enter a 1, 2 or 3 depending on who you wish to send your
  263. correspondence to. If you wish to leave the name field blank, enter the
  264. number 0 and the first line will be left blank.
  265.  
  266. Your labels should will now print. 
  267.  
  268. Contact Manager will print a 5 line label. The label is organized like this.
  269.  
  270. Line #1 Contact Name (if selected)
  271. Line #2 Company Name
  272. Line #3 Address Line #1
  273. Line #4 Address Line #2
  274. Line #5 City, State and Zip Code
  275.  
  276. To print a report, press the F2 key or click on Print Report. A report will
  277. print all of the information on your screen and the comments section if you
  278. wish to see them. Follow this example.
  279.  
  280. After selecting Print Report, you will again need to select a printer.
  281. Then please enter the number of copies of the report you wish to print.
  282.  
  283. Contact Manager then asks you if you wish to include the comments section
  284. of the record on your report. If you have entered comments for the record
  285. and want them included on the report, enter 'Y', if not, enter 'N'.
  286.  
  287. Your report is now on its way to the printer!
  288.  
  289. F3: Tagged Labels: This feature will print labels for all tagged records in
  290. the entire database. You will again need to select a printer, number of
  291. copies, and a contact #. The extra feature included here is that you may
  292. print the labels in ZIP Code order. (Handy for bulk mailing purposes!)
  293.  
  294. F4: Tagged Reports: This feature will print reports for all tagged records in
  295. the database. You will need to select a printer, number of copies, and tell
  296. Contact Manager if you want the comments section included on the reports.
  297.  
  298. F5: Group Labels: This feature will print labels for every record in the
  299. group you are currently in. Once again, you will need to specify which
  300. printer, the number of copies, the contact number and if you wish the labels
  301. to be printed in ZIP Code order.
  302.  
  303. F6: Group Reports: This feature will print reports for every record in the
  304. group you are currently in. Once again you will need to select a printer,
  305. number of copies, and to tell Contact Manager if you wish to include the
  306. comments section on the reports.
  307.  
  308. F7: Follow-Up Report - This handy feature will print a list of the records
  309. who have an upcoming follow up date entered in their record. This list will
  310. include the Group, Company Name, Last Edit Date and the follow up date. You
  311. will only need to select a printer and the number of copies to print.
  312.  
  313. F8: Activity Report - This report will print a list of records that have
  314. been edited between two selected dates. You select a printer, number of
  315. copies, enter a start date, enter an end date and thats all.
  316.  
  317. F9: Mail Merge - This option will print a previously created DOS Mail Merge
  318. List.
  319.  
  320. F10: Quit - This key will exit the Print options menu.
  321.  
  322.  
  323. You may cancel any print option by pressing F10 at the following fields:
  324.  
  325. Printer #
  326. # of Copies
  327. Contact #
  328. Start Date
  329. End Date
  330. Zip Code Order
  331.  
  332.  
  333. ERROR CODES:
  334.  
  335. Installation error code solutions.
  336.  
  337. Error      Description/Solution
  338.  
  339.  25        Device Fault - Disk write error. Physical problem exists with
  340.            the drive. Contact your service representative.
  341.  
  342.  53        File Not Found - Install cannot find the Contact Manager files.
  343.            Make sure you are at the A: drive or B: drive prompt.
  344.  
  345.  57        Device I/O Error - An error has occured between your computer and
  346.            your hard drive. Contact your service representative.
  347.  
  348.  58        File/Path already exists - The path \CM already exists on the
  349.            drive you are trying to install to. Choose another drive.
  350.  
  351.  61        Disk is full - The drive are are trying to install CM on is full.
  352.            Choose another drive.
  353.  
  354.  71        Disk not ready - Your floppy drive latch is not closed. Close the
  355.            latch.
  356.  
  357.  72        Disk media error - The floppy disk or hard drive has a media
  358.            error. Contact your service representative.
  359.  
  360.  75        Access denied - Your floppy diskette or hard drive is write
  361.            protected. Remove the write protection feature.
  362.  
  363.  76        Path not found - Install did not properly create the path of the
  364.            destination hard drive. Run install again.
  365.  
  366.  77        Invalid drive spec - the destination drive you specified does not
  367.            exist.
  368.  
  369. Call DataTek Technical Support at 215-374-2097 if you are presented with any
  370. other error codes or need help correcting a problem.
  371.  
  372.  
  373. History:
  374.  
  375. 08-15-93
  376. Version 1.72 corrects two bugs. When mass tagging or untagging, the current
  377. screen was not being updated. The Function keys were not activating the
  378. correct functions in all circumstances. Both of these bug have now been
  379. corrected.
  380.  
  381. 08-05-93
  382. Version 1.71 is a minor bug fix from version 1.70. A spacing bug developed
  383. when printing labels. This problem has now been fixed.
  384.  
  385. Benefits of Registration:
  386.  
  387. By registering Contact Manager you will receive the following:
  388.  
  389. 1. Appointment Scheduler, a companion program to Contact Manager that you
  390.    can access from within Contact Manager. CM will automatically detect the
  391.    presence of the Appointment Scheduler and provide a link to AS from the
  392.    menu.
  393.  
  394. 2. The latest versions of both CM and AS and a printed manual. (Nothing fancy,
  395.    just laser printed with neat page breaks, etc.)
  396.  
  397. 3. An account on our 24-hour support BBS.
  398.  
  399. 4. A certificate worth a 20% discount on one upgrade or 1 other DCS Software
  400.    program.
  401.  
  402. 5. Our quarterly newsletter to advise registered users of tips, tricks, new
  403.    programs and new versions.
  404.  
  405. 6. The header screen on CM will stop asking if you want to print the
  406.    'Order Form' and the ending screen will just go bye-bye
  407.      
  408. 7. The watermark "Printed by Unregistered Contact Manager" will be removed
  409.    from the reports.
  410.  
  411. 8. The undying gratitude of our programmers who strive to bring you quality,
  412.    useful software at a reasonable cost.
  413.  
  414.